São evidentes o surgimento e o crescimento de novas redes sociais, ferramentas eficientes e eficazes que proporciona o aumento do nexo de informações entre pessoas, entretanto o e-mail é a forma de comunicação mais empregada entre empresas, negócios e fisco.
O e-mail significa eletronic mail, ou seja, correio eletrônico. Normalmente os endereços vêm com uma “@” (arroba) logo depois do nome do usuário. Em inglês, essa arroba é lida como “at“, que significa o termo “em”. Isso significa que o usuário está “em” um determinado domínio.
Esse termo, e o próprio e-mail como conhecemos hoje, foram inventados por Ray Tomlinson, um programador dos Estados Unidos. Em 1971, o programador usou a ARPANET (a rede de computadores que deu origem à Internet como conhecemos hoje) para fazer envio e leitura de mensagens simples.
Hoje como nunca são essenciais a utilização e o acompanhamento diário da caixa de e-mail, principalmente pelas empresas, não importa a dimensão da organização,todas devem manter um correio eletrônico.É impossível criar ou gerir um negócio sem que o mesmo ofereça um endereço de e-mail válido, gratuito ou corporativo para receber ou enviar informações e documentos, principalmente com o fisco.
Ainda é muito comum encontrar empresários que resistem à criação e monitoramento de e-mail, principalmente em pequenos negócios, suponho que tal resistência seja por conta da facilidade na utilização de redes sociais como o WhatsApp e Messenger. Entretanto, esse tipo de serviço ainda não é utilizado de forma completa nas relações entre empresas e fisco ou fisco e corporações, geralmente as redes sociais são usadas para transações que não tem necessidade de comprovações e registo.
As dinâmicas de serviços e comunicações existentes entre o fisco e as empresas em sua maioria perpassam pelo registro ativo no DT-e – Domicílio Tributário Eletrônico, ambiente virtual criado para o registro e a troca de informações de cunho fiscal e legal, originado da necessidade de interação e sustentabilidade de dados, onde seu gerenciamento é feito através do e-mail.
Esta novidade na comunicação entre empresas e governo chamado de DT-e – Domicílio Tributário Eletrônico foi criado pela Receita Federal do Brasil e está sendo copiado e utilizado pelas demais secretarias de governo que cuida de impostos e arrecadação. Neste ambiente virtual é possível registrar informações e principalmente transitar por ele notificações e intimações que antes eram enviadas via correio, buscando redução no tempo de trâmite dos processos administrativos digitais, desburocratização de procedimentos,garantindo o sigilo fiscal, uma maior agilidade no recebimento de atos e termos do processo administrativo fiscal produzido eletronicamente, tudo isso com total segurança contra o extravio de informações.
O e-mail é a ferramenta chave para a comunicação legal e fiscal, é o agente de recebimentos e envio de dados, consequentemente ele gerencia a comunicação do DT-e, deixando claro a futura extinção de troca de informações em papel entre fisco e empresas.
Contudo, a comunicação digital é o caminho de todos, sendo uma via nova onde não há como fugir dessa realidade, precisamos utilizar essa ferramenta em prol de nós mesmos, forçados pelos novos serviços oferecidos. Portanto pessoas físicas aproveitem os benefícios oferecidos pela troca de mensagens via e-mail. Empresas em geral precisam ter vigilância, pois a qualquer momento sua caixa de e-mail pode receber notificação ou mesmo intimação solicitando documentos e informações,constando que se a mesma não for cumprida em tempo hábil, o contribuinte poderá ter sanções financeiras ou até mesmo o resultado da inatividade de sua inscrição.
São vários os serviços que o e-mail oferece suporte de envio e recebimento, que devem ser monitorados pela empresa de forma facultativa como: recebimento e envio de orçamentos, contratos, faturas, duplicatas, cópias documentos, contratos sociais; ou forçados por Leia exemplo de: arquivos XML e PDF da NF-e, NFC-e, recebimento de comunicação e até mesmo notificações das Secretarias de fazendas ESTADUAIS e MUNICIPAIS, e demais…
Portanto, a tecnologia de email é benéfica e eficaz,através dela é possível beneficiar alguém como também beneficiar-se.O empresário deve utilizá-lapara a otimização, sustentabilidade e cumprimento dos processos gerenciais e legais, é essencial entender qual momento fazer sua utilização para obter bom êxito nas consecuções administrativas.
Gildásio Morais * Contador diretor presidente da Morais Contabilidade
